インテリジェントフォルダ導入事例
株式会社パソナ様

パソナ グローバル事業部では、主にコア業務である人材紹介事業にて、外国人採用や海外で働きたい人材を国内外の企業と国際経験豊かな担当者がグローバルに活躍できるキャリアをご紹介しています。

私は６年前までアメリカで仕事をしていて、その後日本に戻りパソナに入社しました。主な担当業務は、企業の海外法人で働く社員の給与計算管理や経理業務のアウトソーシングサービスです。

お客様とは社員の個人情報や給与をはじめ、多くの機密情報のやり取りが発生しますが、その頃パソナでは、企業とのファイルのやり取りが全てメールでした。添付するファイルにも全てパスワードを付与する非常に面倒な作業で、業務に支障もありました。

お客様とのやり取りの発生が多い理由の一つとして、海外で仕事をしている駐在員はターンオーバー率（転職）が高いことがあげられます。離職した社員に関するメールを弊社の複数のチームメンバーで確認する際、ファイルにパスワードがかかっている為、そのパスワードを探し出すのが非常に煩わしく、面倒でした。

以前アメリカで公認会計士の仕事していたときに、社内ではフォルダにアクセス権が付加された共有サービスを利用していました。そこで、パソナでもお客様とのやり取りにおいて、共有ファイルをセキュアで且つ利便性の高いクラウドサービスの利用を検討し始めました。

西本様

メールを利用する業務では、一人ひとりが十分注意していても誤送信が起きてしまう可能性があります。

パソナでは、海外に進出している企業へのサービスの一環で、駐在員に関する情報や各種手続きに関するファイルのやり取りを行う頻度が非常に多くあります。また、お客様とのやり取りに加え、社内においても日本とアメリカをはじめ、中国や他国との連携を図る必要も頻繁にあり、お客様や弊社社員同士がセキュアな環境でファイルの共有、交換ができるクラウドベースのストレージが必要でした。

今回のクラウドサービスの選定の決め手は、ファイルをセキュアに共有・交換する事が出来る事が第一ですが、加えて、フォルダにアクセス権が付与できることで、社内においても社外でも一つのシステムで運用できることでした。

西本様

ブログ機能を使う事でメールの誤送信防止が出来ました。

また、お客様のご担当が変わった場合でも、ファイルを操作した履歴が残っているので、万が一、引継ぎがされていない場合でも、必要なファイルがどこにあるのかすぐに確認が取れ、今ではなくてはならないツールの一つです。

田計様